关于修船企业ERP系统的设计思想

关键字： 修船、ERP、成本、估价 Keyword: Shipping Repairmen、ERP、Cost、Price Assert


摘要： 修船企业相对一般流水线企业而言是一个非常特殊的行业，经营生产上的特殊性也带来了管理上的特殊性。该行业的特殊性表现在：

一、修船企业中经营和生产是紧紧地联系在一起的，

二、生产工程量难以预测。 修船企业ERP系统的管理目标有两个：一是明知即随时随地明确地知道当前企业的状态。二是预知，即随时随地根据已知工程量预测近期的人力需求、物料需求、设备需求、资金需求 修船企业的ERP系统可分为五个部分：
一、公文流 。
二、工程流。
三、物资流 。
四资金流。
五、人力流 Abstract: Comparing with other streamline enterprise, shipping repairmen enterprise has its unique specialty in commerce and management .Two aspects can illustrate this specialty: first, production is tightly bonded with the commerce, second, it is difficult to speculate the demand of engineering. One of management objective in ERP (Enterprise Resource Planning) system in shipping repairman enterprise is acknowledge of the production capacity and cost of enterprise, the other is setting up effective plan in material demand, manpower demand, equipment demand and so on. The ERP system in shipping repairmen enterprise can be designed including several sub systems. Such as systems of File Stream, Engineering Stream, Material Stream, Cast Stream, Manpower Stream, etc. ERP的原则和目标 ERP（企业资源规划）系统建设的主要目标是大幅提高劳动生产率，最大程度地降低成本，提高人的工作效率，从而有效地进一步扩大生产规模或提高利润率。 ERP建设是一个企业走向成熟的必由之路，一个企业在其不同的发展过程中，对管理有不同的需求。当一个企业生产规模扩大到一定的程度，或者在一个企业急速扩张完成之后，加强内部管理和降低成本就成为必然的选择。只有在内部管理相对成熟后，企业才有进一步发展的潜力。 一般情况下一个成功的ERP系统，是专门从事ERP集成的公司为企业开发的专用系统，或者是利用已有成熟ERP构件并针对企业作相应调整，同时这个调整必须建立在原来构件定义的整体框架符合企业要求的前提之下。当然，成功ERP系统的背后，必然有一个合理的管理流程，建设ERP系统的过程也是一个再造管理流程的过程。不同的企业对ERP的要求是不一样的。建设一个成功的系统，首先我们应该研究这个企业需要一个什么样的系统，建设这个系统是要实现一个什么样的管理目标。 修船企业相对一般流水线企业而言是一个非常特殊的行业，经营生产上的特殊性也带来了管理上的特殊性。对于一个修船企业，在经营生产上有两个与众不同的地方。

第一、修船企业中经营和生产是紧紧地联系在一起的。经营工作中，如果接受的工程中各部门的工程量不合理的话，会大大增加各方面生产成本，从另一方面看，如果生产调度上出现问题，设备和人力无法周转的话，经营工作也难以为继；

第二、生产工程量难以预测。主要体现在两个方面。
其一，在生产过程船方可能会经常调整工程量，
其二，在生产实施前很难预测具体工程的难度。无法预知工程量是修船企业最大的与众不同，也是一个修船企业开发ERP系统中最大的难度所在。修船行业中船期就是收入、船期就是利润，保证船期同时无法预知工程量意味着人力的冗余、物资的冗余、设备的冗余，因此大大增加了成本。在修船这样一个需要多工种协作，立体作业的行业，ERP系统中这两点的解决就显得特别困难。 现在再考虑修船企业ERP系统的管理目标。管理目标有两个，一是明知，即随时随地明确地知道当前企业的状态，如生产人员的使用情况，设备的使用情况，资金的使用情况，生产进度的情况，单船的成本，物料的供应情况等等；二是预知，即随时随地根据已知工程量预测近期的人力需求、物料需求、设备需求、资金需求，以供管理者参考。不言而喻，ERP系统一般性的管理目标，如办公自动化OA系统、管理信息MIS系统等等也是必不可少的。 ERP的模块的划分和局部的目标 修船企业的ERP系统可分为五个部分：
一、公文流，主体是办公自动化系统和人事资料系统，主要利用内部Intranet网进行信息交换、公文传递、档案管理等等；
二、工程流，主体是生产调度系统、生产车间管理系统、经营估价系统、工程单管理系统，它完成生产各种资源的配置；
三、物资流，主体是物料采购系统、设备管理系统和经营生产的物料预测系统，它是对设备和物料的管理；四、人力流，主要由考勤系统、人事调配系统、工资管理系统构成，参照工程流的数据完成劳动力考核、劳动力效能管理、劳动力需求分析等；
五、资金流，是财务分析系统，通过上述四个系统的数据及时完成单船成本的即时核算、车间成本的核算、根据设备和物料需求安排资金等。 现在我们来分析一下ERP系统中各个模块的设计和它们之间关系。

一、人事管理系统 人事管理系统从实现上看应分为四块。
一是劳动工资子系统，主要用于日常考勤、工资管理、奖金及加班费用管理、工资成本预测等等；
二是人事档案子系统，主要用于职工人事档案管理、干部报表、员工统计报表、员工情况查询等等；
三是人事调配子系统，主要用于企业员工岗位管理、岗位调配、劳动力统计、员工培训管理等等；
四是劳动力效能和需求系统，应是从上述三个人事系统和生产车间管理、生产流程系统中提取所需数据，分析劳动力效率和劳动力需求，完成劳动力定量考核和劳动力需求预测，它一方面是计算机管理中管理和统计的发展，另一方面是人的管理和分析在发挥作用。

二、设备管理系统 设备管理系统应分为两部分。
一是设备状态管理子系统，主要用于完成设备购入后登记、维护记录登记、目前状态记录、设备报废登记，自动提醒定期维护的设备的保养要求；
二是设备使用管理系统，主要用于设备使用记录、设备损坏记录，方便进行各类设备调配、设备成本分析、设备采购计划生成。

三、财务管理系统 通常企业所用财务软件（如用友）一般是指其中的帐务系统。在ERP系统中财务管理系统应包括成本核算和资金预测两部分。主要是从其它系统中取数，并根据其中各类影响成本的因素作出专业建议。同时也需要向ERP系统中注入ERP系统所需的其它成本数据，如管理费用、福利费等等。

四、物料供应系统 物料供应系统应完成三个任务。一是正确反映仓库库存，让生产管理人员能正确清晰地看到生产所需物料在仓库的库存是否足够使用；二是清晰反映成本，能随时查询各生产车间的单船物料成本，车间物料储存量等等；三是快速准确传递各类采购信息，它有两个方面意义，一方面帮助采购人员及时准确采购，另一方面帮助生产管理人员在请购时便可知同类产品采购所需时间，因为采购需求太急便可能增加成本，这样在企业管理中可以明确发现成本提高的每一个细节。 当然，物料供应系统在上述三个任务完成后，如果是在一个MRP系统，一个以物料为中心的系统中，它的任务还有它对经营、生产的反馈作用。在修船企业中它主要体现在一个完备的物料供应系统能帮助经营部门在报价时估算成本，生产部门根据进度和价格波动合理安排采购计划，这样同时也完成了对供应采购部门的考核和对生产主管安排请购的能力的考核。

五、办公自动化系统（OA系统） OA系统在任何企业都相去不远，它主要完成公文传递和流通的工作，相对而它也是一个比较独立的系统。但它也是一个能在一定程度上减少成本，这里成本主要不是指无纸办公中的纸张成本，而是指管理成本。公文一次录入，并同时修改相关记录，可避免大量重复录入和查询的工作，同时大大提高效率，也更符合ISO9000质量管理体系的要求。

六、生产调度系统 生产调度系统是修船企业ERP中的难点和重点。从整体上看生产调度是一个数学问题，各类应用数学在此均可得到有效使用。首先看船舶移泊，船舶移泊是一个标准的运筹学问题。船舶均有靠码头停泊的要求，因为方便大件起吊和修理，大部分船舶都要进坞，因此船舶在厂修都有移泊一次以上的需要。无论情况多么复杂和变化莫测，在每一次移泊准备进行，都是一个求解最少移泊次数的运筹学问题待求解。无非情况随时在变，解答随时在变而已。笔者将另文阐述这一类问题的线性规划方法，在此我们不再深入讨论。其二看大型设备使用，大型设备调度是一个以工程进度为经、船舶位置为纬的图论求解。其三多工程、多工种、多船舶的调度问题也是一个典型的线性规划问题。 在应用数学的领域里，运筹学对交通调度、航运管理、运输问题、作业调度、市场销售、生产计划、库存管理等各个领域都有成熟的模型和作品，体现在管理技术的各个层次，对一个非常特殊的修船行业，决不是能否应用这一科学手段的问题，而是一个应用哪一个手段更合理、更有效的问题。笔者认为首先应在船舶移泊这样有明显的经济效益，问题明确的地方解决问题，再逐步深入，直至运筹学的理论浸透了生产调度管理的每一个层次。当然，使用数学手段决不应该是不需要人的主观能动性，而是更大地发挥人的管理和技术能力，计算机计算的条件，如各条船工程的重要性不同，人给待修船舶设定权重不同，计算机会生成不同的调度策略，不同的流程，计算机管理和数学手段只是要求人们把管理中各类隐性因素明确并数字化，并使用更科学的方法处理。这样减少黑箱调度操作，明确各类不应有的成本的来源，从而达到提高管理层次的目的。

七、经营估价系统 一个成功的修船行业经营估价系统应该是一个智能系统，或者是一个自学习系统。每一个修船企业的经营部门可能都有相似的感觉，变量太多，变化中钢板价格、不同船公司、不同船东、不同的工程项目、不同外包劳动力市场、不同的航运市场等等。但是，首先大部分的项目从原则上看都是可评测的，其次不可评测的项目不能评测的原因首先是自己的信息量不够。当经营工作中出现了高报价中标和低报价不能中标时，首先应反省自己有无未掌握的信息。偶然之中存在一些必然性。评测方法的先进性除了利用计算机这样一些工具外，更多的是经营工作者对经营工作的方式和方法的理解。计算机的最大优点是可以收集更多的资料，而且信息量越大，得到的经验公式便越接近真实，经验公式再经过人的头脑的整理，便是一个成功的模型，可以帮助我们在生产之前预测中标的位置，如果有一个成熟的物料和生产管理系统的辅助，还可以在中标之前预测本次投标的利润，从而达到企业资源配置最优的目的。 一个成功的修船企业经营估价系统的第一个任务是帮助经营工作者更方便地报价，在接到工程单，通过计算机得到一个标准报价。系统应完成的进一步任务是自动根据物料的价格波动和经营工作者判断的市场情况自动地调整报价。此后系统应在专业人员的帮助下，根据以前的报价中标或未中标的情况，对各种因素进行平衡，整理一个经验公式，并在实践中检验和调整这一经验公式，随着报价次数的增加，计算机系统对中标与否或者说一个合理的价位的判断将更为准确。最后，一个成熟的系统的目标，与生产和物料完全挂钩，在报价时根据预测成本决定报价，合理地配置资源，从而在根本上达到降低成本、增加效益的目标。 八、工程单管理系统 对于一个修船企业而言，工程单管理是生产实施过程中的一个十分重要的流程。从ERP来看，重要流程的优化是非常关键的。优化并不一定是直接的效益的提高，而是向有利于管理，有利于质量，有利于安全的方向调整。管理是在强迫员工按一定的程序工作，这个程序对于某一个具体的工程也许不是最快的，但它是失误的可能性最小的、最安全的流程。在一个工程单管理的过程中，企业希望在管理上注意生产管理的有序、生产实施的安全、质量控制的有效。我们必须从工程单在生产中的流程上来分析才能知道，工程单的管理是如何对这些因素产生影响。 在待修船舶进厂后，由各车间修船主管与船方相关人,员接触，以报价的工程单为依据，对各项工程予以明确，由修船主管开出工程单。各车间以工程单为依据，由车间调度人员开出派工单，派出施工人员施工。施工完成后，由修船主管与船方相关人员共同验收，并由船方相关人员在相应的完工单上签字。生产过程至此结束。

以上可见，工程单是生产实施中的一个核心环节。 在不同的修船企业中，可能由于管理模式的不同而对工程单管理系统的设计产生一定的影响，但是ERP的实施首先是优化流程。企业在设计自己的管理模式时就应该根据需要对其进行优化。工程单管理系统的设计以工程单的填写规范，即能体现生产工艺的要求（方便生产车间调度）、能说明具体实施的难度（方便经营部门结帐）、能体现生产安全的需要作为主要目的，以规范生产流程为基本原则，同时必须和派工单、完工验收单紧密结合，来优化生产实施过程的管理。笔者将另文阐述生产流程优化和工程单管理系统的具体实施问题。 九、生产车间管理系统 生产车间的管理首先要完成的车间自身的管理，如人员管理、考核管理、车间工具的管理、车间材料的管理、车间设备的管理等等。它除了加强车间自身管理的目的以外，主要是和其它系统的配合，特别是生产调度系统和工程单管理系统的配合，它的设计是从属于其它系统的要求的。在ERP系统趋于成熟后，它将被进一步弱化。现代企业的管理是在资源的配置上将层次一步一步地提高，集中配置资源产生规模效应，但考核的层次一步一步下降，直接考核到每一个单元人，以便充分体现激励机制和发挥人的主观能动性，计算机技术帮助管理者解决信息的传递和信息的处理问题。 从ERP的目标看模块间的关系 模块间的关系是由ERP的目标决定的。从上述分类中可以看到在各类成本因素均十分明确后，在人力管理和分配上加以体现，从而达到降低成本的目标。当每一个人都明白提高效益和降低成本的方法，每一个人都明确地知道自己创收节支给自己的好处时，人的主观能动性就能发挥出来，就能创造巨大的效益。 每一个子系统就是一个对每个相关人员的成本因素和效益因素的考核点，同时它们又是一个有机的整体。如果一个ERP能使每一个使用该系统的各个层次的管理者，能清晰地了解每一个相关人员的效率和成本，又能完整准确地掌握整个管理范围的进度，那么他的管理绝对不是盲目的，他应该不是一个低效率的管理者。 人事系统是从各个系统中取数据来考核人员的，它的结论是否有利于人的主观能动性的发挥，这个问题就是一个激励机制问题。有了一个激励机制后，通过人员的流动和对分配的逐步调整，它会在内部市场的调节下趋于合理。 财务系统是一个结果，所有的管理的目标都是为了效益。它主要是取数，同时它的一部分数据也是ERP系统所需要的，会对管理产生影响的，如某一船东的修船款回笼很慢，也就意味着为该船东修船的成本较高，在经营工作中就应该有体现。 设备系统是为生产服务的，它除了体现各个设备维修人员和设备使用人员的管理以外，它的计划的制定应该从属于生产的需求，同时体现技术进步的需要。 生产车间管理系统、工程单管理系统、生产调度系统是一个整体，它是一个生产过程的三个层次。生产车间管理系统主要体现了对具体生产人员的调度和管理，工程单管理系统主要体现了生产流程的实施，生产调度系统主要体现了生产进度的控制和整体生产的布局。 经营工作是一个修船企业工作的开始，也是它通过结帐体现了生产过程的成果。但是，在管理中，把它孤立在外是非常不合理的。从资源配置上看，船舶进厂后，生产中各类资源的配置就已经完成，不可更改了，但是配置得是否合理对成本有巨大的影响。因此，一方面经营的报价应该而且必须考虑到资源的配置问题，另一方面企业的资源配置应该以符合经营的需求为目标。在实践中，任何一个船厂的电工车间均远小于船体车间，这就是一个根据经营的需求来配置资源的典型情况。因此经营估价系统和其它系统的进一步耦合是一个十分重要的命题。 ERP系统的实现 计算机本身并不能带来管理，它只能帮助管理。它使更复杂的管理模式有了实现的可能。从ERP的目标到模块的设置到模块之间的关系都是从属于企业管理的需要，从属于ERP的需要。物料的投入，设备的使用都是由人来完成的，因此在ERP系统中最重要的管理因素就是人。模块功能设置的唯一原则就是对人的管理能充分体现，目的就是效益。因此，在一个企业的管理中，在一个ERP系统中，首先体现的是对人的管理，用于企业管理的计算机信息系统多年的发展过程也说明了这一点。从MIS（管理信息系统）、MRP（企业资源管理）、MRPII到ERP（企业资源规划）越来越接近具体的人员。我们在实现一个ERP系统时首先要考虑的也是人的因素。 在企业要加强管理或再造流程时，首先要受到影响的是人。在企业的各类资源中，也只有人员这一资源的重新配置工作比较特殊，或者说配置后的效果不仅与配置的结果有关，还与如何实现这一重新配置工作的过程有关。在实施ERP系统的过程中，如何使工作的阻力最小或者说较小，是ERP系统的实现者要着重考虑的。 企业流程的再造是一个十分复杂的问题，IT行业的巨子宏基公司的再造管理流程都花了数年，并分三步逐步实施。它需要很多方面的专业知识，特别是管理上的，请一个专业公司来策划是一个较好的选择。 ERP系统的管理也是一个复杂的工作，并不一定是任何一个软件开发人员都可以完成的。在数据量较大后，形成一个数据集市，专门的数据分析人员可以从中发现很多对管理有帮助的资料，任何一个ERP系统都不可能将所有的情况都考虑在内，情况是千变万化的，一个成熟企业应该而且必须拥有一批对企业了解，对ERP系统熟悉的数据分析人员。 总之，修船企业的ERP系统的设计是一个复杂的工程，我们在分析和设计应该基于ERP的原则，同时充分考虑修船行业的特殊性来实施。